Vad är en förstudie i mjukvaruutveckling?

En förstudie i mjukvaruutveckling är en avgränsad analysfas där ni klargör behov, mål, krav, risker och möjliga lösningsvägar innan utvecklingen startar. Syftet är att skapa ett tillräckligt bra beslutsunderlag för att avgöra vad som ska byggas, varför det ska byggas och hur projektet bör avgränsas.

I praktiken hjälper en förstudie er att minska osäkerhet, undvika felinvesteringar och få en mer realistisk bild av tid, kostnad och omfattning. Det är särskilt värdefullt i projekt där flera intressenter är involverade, integrationer ska byggas eller kravbilden fortfarande är oklar.

En bra förstudie handlar därför inte bara om att ta fram ett pris. Den ska ge er en gemensam riktning för projektet och göra det enklare att fatta rätt beslut innan ni investerar i full utveckling.

Vad är en förstudie i mjukvaruutveckling?

En förstudie är det steg där ni går från en övergripande idé till en konkret och prioriterad projektbild.

I stället för att hoppa direkt till utveckling eller upphandling använder ni förstudien för att besvara frågor som:

• vilket problem ska lösningen faktiskt lösa?
• vilka användare och processer påverkas?
• vilka krav är viktigast i första versionen?
• vilka tekniska eller organisatoriska risker finns?
• är detta rätt investering just nu?

På så sätt fungerar förstudien som länken mellan affärsbehov och genomförande. Den hjälper er att skapa samsyn internt och minskar risken för att projektet växer okontrollerat eller får fel fokus från början.

I många fall är förstudien också grunden för nästa steg, till exempel en kravspec för mjukvaruutveckling, en upphandling eller en första projektfas.

När behöver man göra en förstudie?

Alla projekt behöver inte en stor förstudie. För mindre och okomplicerade initiativ kan det räcka med en enklare workshop eller en kortare kravgenomgång.

En förstudie är däremot ofta värdefull när:

• flera intressenter har olika bilder av vad som ska byggas
• ni ska digitalisera eller förändra en central affärsprocess
• lösningen ska integreras med andra system
• ni behöver prioritera mellan många önskemål
• budgeten är betydande och ni vill minska risken innan ni startar
• projektet innehåller osäkerheter kring teknik, data eller användarbehov

Om ni redan vet exakt vad som ska byggas och projektet är litet kan en förstudie ibland göras i mycket lätt form. Men ju högre komplexitet, desto större värde brukar förstudien skapa.

Vad ingår i en förstudie?

Innehållet varierar beroende på projekt, men en förstudie inom mjukvaruutveckling brukar vanligtvis omfatta följande delar:

Alla delar behöver inte vara lika omfattande i varje projekt. Det viktiga är att förstudien täcker de frågor som måste besvaras innan ni kan ta ett välgrundat beslut om nästa steg.

1. Nulägesanalys

Här kartläggs hur arbetet fungerar idag, vilka system som används, vilka flaskhalsar som finns och vilka problem som är viktigast att lösa.

Målet är att förstå nuläget innan man börjar diskutera lösningen.

2. Målbild och affärsnytta

En förstudie bör tydliggöra vad ni vill uppnå affärsmässigt och operativt.

Det kan till exempel handla om att:

• minska manuellt arbete
• korta ledtider
• förbättra datakvalitet
• skapa bättre kundupplevelse
• möjliggöra nya intäkter eller tjänster

När målbilden är tydlig blir det enklare att avgöra vilka delar av projektet som faktiskt skapar värde.

3. Användarbehov och arbetsflöden

I denna del analyserar man vilka användargrupper som påverkas och hur deras viktigaste arbetsflöden ser ut.

Det är ofta här många projekt antingen stärks eller faller. Om ni inte förstår användarnas verkliga arbetssätt är det lätt att bygga något som ser bra ut i teorin men fungerar dåligt i praktiken.

4. Krav och prioriteringar

En bra förstudie fångar inte bara upp önskemål. Den hjälper också till att prioritera.

Vanligtvis brukar man sortera behov i:

• det som måste finnas i första fasen
• det som bör finnas om möjligt
• det som kan vänta till senare

Detta gör det enklare att sätta rätt omfattning och undvika att första versionen blir för stor.

5. Tekniska förutsättningar och risker

I mer komplexa projekt behöver förstudien även belysa tekniska vägval och beroenden.

Det kan till exempel handla om:

• integrationsbehov
• datakvalitet
• säkerhetskrav
• befintliga systembegränsningar
• compliance eller regulatoriska krav
• drift- och förvaltningsfrågor

Om projektet är tekniskt osäkert kan nästa steg ibland vara en PoC för att validera genomförbarheten innan ni bygger en full lösning.

6. Rekommendation för nästa steg

Förstudien bör inte stanna vid analys. Den bör också mynna ut i en tydlig rekommendation.

Det kan exempelvis vara att:

• gå vidare med utveckling i en första fas
• först ta fram en kravspec eller upphandlingsunderlag
• börja med en MVP
• avvakta eller omdefiniera projektet

I vissa fall visar förstudien att rätt beslut är att inte bygga just nu, vilket också är ett värdefullt resultat.

Vad blir resultatet av en förstudie?

Det viktigaste resultatet är inte ett dokument i sig, utan att ni får ett bättre beslutsunderlag.

En väl genomförd förstudie resulterar ofta i:

• en tydlig problemformulering och målbild
• en beskrivning av användare och centrala flöden
• prioriterade krav och avgränsningar
• identifierade risker och beroenden
• rekommenderad lösningsriktning
• grov fasindelning eller roadmap
• budgetspann eller första estimat

Detta gör det lättare att gå vidare till utveckling, upphandling eller en MVP med bättre förutsättningar.

I praktiken blir förstudien ofta det som gör att ni kan diskutera projektet mer konkret internt. Den skapar ett gemensamt språk för prioriteringar, risker och vad som faktiskt ska hända härnäst.

Hur lång tid tar en förstudie?

En förstudie tar ofta mellan 1 och 6 veckor beroende på projektets omfattning.

En enklare förstudie för ett mindre internt verktyg kan ibland göras på några dagar. Ett större initiativ med flera intressenter, integrationer och högre krav på analys kan däremot kräva flera veckors arbete.

Det som främst påverkar tidsåtgången är:

• hur många personer som behöver involveras
• hur tydligt behovet redan är
• hur många system eller processer som berörs
• hur mycket analys som krävs för att kunna fatta beslut

Målet med en förstudie är inte att analysera allt i detalj. Målet är att minska osäkerheten tillräckligt mycket för att ni ska kunna ta nästa beslut med rimlig trygghet.

Vad kostar en förstudie?

Kostnaden för en förstudie varierar mycket beroende på omfattning, men den är nästan alltid liten jämfört med kostnaden för att bygga fel lösning.

Det som vanligtvis påverkar priset är:

• antalet workshops och intervjuer
• hur många verksamhetsområden som omfattas
• behov av teknisk analys eller arkitekturarbete
• om integrationskartläggning behöver göras
• vilken nivå av dokumentation och beslutsunderlag ni behöver

Det viktiga är att inte se förstudien som en separat extrakostnad, utan som ett sätt att minska risken i hela investeringen. I mer komplexa projekt sparar den ofta både tid och pengar längre fram.

Om ni vill få bättre kontroll över totalkostnaden i ett projekt är förstudien ofta ett bra första steg, särskilt inför större beställningar eller upphandlingar.

Vad är skillnaden mellan förstudie, kravspec, PoC och MVP?

Begreppen blandas ofta ihop, men de fyller olika funktioner i ett projekt.

Det är också därför de inte bör användas som synonymer. Om ni blandar ihop förstudie, kravspec, PoC och MVP blir det lätt oklart vilket problem varje steg faktiskt ska lösa.

Förstudie

Förstudien används för att förstå behov, mål, risker och vägval innan projektet startar. Den svarar främst på frågorna:

• vad bör vi bygga?
• varför är det värt att bygga?
• hur bör vi avgränsa projektet?

Fokus ligger alltså på beslutsunderlag och riktning, inte på att bevisa tekniken eller lansera en första produktversion.

Kravspec

En kravspec beskriver vad lösningen behöver klara av och vilka ramar som gäller för leveransen. Den används ofta som underlag i upphandling eller som styrning inför genomförande.

Kravspecen är därför oftast mer konkret och styrande än själva förstudien. I många projekt är förstudien det som gör det möjligt att skriva en bra kravspec från början.

Läs mer i vår guide om kravspec för mjukvaruutveckling.

PoC

En PoC används när ni behöver testa om något fungerar tekniskt i praktiken. Den svarar främst på frågan:

• kan vi bygga detta rent tekniskt?

En PoC är alltså smalare än en förstudie. Den fokuserar på teknisk genomförbarhet, medan förstudien även väger in affärsnytta, prioriteringar och projektets ramar.

Läs mer i Vad är PoC? Skillnad mot MVP och konkreta exempel.

MVP

En MVP är den minsta versionen av en produkt som kan lanseras för att testa verkligt användarbeteende och marknadsrespons. Den svarar främst på frågan:

• skapar denna lösning tillräckligt värde i verkligheten?

MVP:n kommer alltså senare i processen och används när ni är redo att testa lösningen på riktigt. Förstudien hjälper er att avgöra om ni ens ska ta er dit, och i så fall med vilken avgränsning.

Läs mer i Hur bygger man en MVP? Guide för startups och företag.

Vanliga misstag i förstudier

En förstudie skapar inte automatiskt värde bara för att den genomförs. Den behöver göras på rätt nivå.

De vanligaste problemen uppstår när analysen blir antingen för ytlig eller för tung. Då riskerar ni att få antingen för lite vägledning eller för mycket dokumentation utan tydlig riktning.

Man fastnar i lösningen för tidigt

Om förstudien börjar med att diskutera funktioner innan man förstått problemet riskerar projektet att få fel riktning direkt.

Det leder ofta till att teamet optimerar för en lösning som låter rimlig på möten, men som inte adresserar det verkliga behovet i verksamheten.

Man försöker analysera allt

Syftet är inte att skriva en perfekt och slutgiltig specifikation. Syftet är att skapa tillräcklig tydlighet för nästa beslut.

Om analysen blir för omfattande finns risken att tempot försvinner och att viktiga beslut skjuts upp i onödan.

Man involverar inte rätt personer

Om användare, verksamhetsägare eller tekniskt ansvariga inte kommer in tidigt blir beslutsunderlaget ofta skevt.

Då fångar ni lätt upp delar av behovet, men missar beroenden, praktiska hinder eller målkonflikter som påverkar projektet senare.

Man prioriterar inte

En lång lista med önskemål utan tydlig prioritering hjälper sällan ett projekt framåt. Förstudien måste leda till avgränsning, inte bara mer information.

Det är först när någon faktiskt säger vad som är viktigast nu, och vad som kan vänta, som förstudien börjar skapa konkret värde.

Hur hänger förstudien ihop med utvecklingsprocessen?

Förstudien är ofta det första steget i en större utvecklingsresa.

Den skapar en brygga mellan idé, analys och genomförande. Därför är den också nära kopplad till hur ni väljer att planera, prioritera och fasa projektet framåt.

Efter förstudien går man vanligtvis vidare till något av följande:

1. en tydligare kravspec och projektplan
2. en första genomförandefas
3. en PoC om den tekniska osäkerheten är hög
4. en MVP om ni vill validera marknaden snabbt

Om du vill se hur detta hänger ihop i ett större sammanhang kan du läsa vår artikel om processen för att utveckla skräddarsydd mjukvara.

Vanliga frågor om förstudie i mjukvaruutveckling

Nedan har vi samlat några av de vanligaste frågorna vi möter kring förstudier i mjukvaruprojekt.

Syftet är att reda ut vad en förstudie faktiskt gör, när den behövs och vad ni kan förvänta er att få ut av den.

Vad är syftet med en förstudie?

Syftet med en förstudie är att skapa ett tillräckligt bra beslutsunderlag innan utvecklingen startar. Den ska minska osäkerheten kring behov, mål, omfattning, risker och nästa steg.

Det betyder att förstudien inte främst handlar om dokumentation för dokumentationens skull. Den ska hjälpa er att fatta bättre beslut om investering, avgränsning och vägval.

Behöver alla mjukvaruprojekt en förstudie?

Nej, inte alla. Mindre och enklare projekt kan ofta hanteras med en lättare kravgenomgång. Men ju större osäkerhet, ju fler intressenter och ju högre investering, desto mer värde brukar en förstudie skapa.

Det viktiga är alltså inte att alltid göra en stor förstudie. Det viktiga är att göra tillräckligt mycket analys för att inte starta projektet på fel grund.

Vad får man efter en förstudie?

Vanligtvis får ni en tydligare målbild, prioriterade krav, identifierade risker, rekommenderad lösningsriktning, grov avgränsning och ett bättre underlag för budget och planering.

Exakt form varierar mellan projekt, men resultatet ska nästan alltid göra det lättare att gå vidare till nästa steg med större tydlighet och mindre osäkerhet.

Är en förstudie samma sak som en kravspec?

Nej. Förstudien är bredare och hjälper er att förstå problemet, målen och vägvalen. Kravspecen fokuserar mer på vad lösningen ska innehålla och vilka ramar som gäller för leveransen.

I praktiken kommer kravspecen ofta senare. Förstudien hjälper er först att avgöra vad som faktiskt behöver specificeras.

Kan en förstudie visa att man inte bör starta projektet?

Ja, och det kan vara ett mycket värdefullt resultat. Om förstudien visar att nyttan är låg, riskerna för höga eller avgränsningen fel är det bättre att upptäcka det tidigt än efter månader av utveckling.

En bra förstudie ska alltså inte tvinga fram ett ja. Den ska göra det lättare att ta rätt beslut, även när rätt beslut är att vänta, tänka om eller minska omfattningen.

Sammanfattning

En förstudie i mjukvaruutveckling hjälper er att gå från idé till ett konkret beslutsunderlag. Den gör det lättare att förstå vad ni faktiskt behöver, vilka risker som finns och hur projektet bör avgränsas innan utvecklingen börjar.

För projekt med flera intressenter, hög komplexitet eller otydliga krav är det ofta ett av de mest kostnadseffektiva stegen ni kan ta. Vill ni bolla ett konkret projekt och se om en förstudie är rätt väg framåt hjälper vi gärna till.

Kontakta oss så tar vi fram en rimlig plan för nästa steg.