Vad är SaaS? Så hjälper det företag att växa smartare

Använder du program på din dator eller telefon utan att ha installerat dem, såsom Google Docs, Spotify eller Fortnox? Då har du redan använt SaaS-lösningar, även om du kanske inte har tänkt på det.

SaaS står för "Software as a Service", alltså programvara som levereras som en tjänst via internet. Istället för att installera ett program på din enhet, får du tillgång till det direkt genom webbläsaren.

I denna artikel går vi igenom vad SaaS är, hur det fungerar i praktiken och vilka fördelar med SaaS för företag som gör det till ett smart val. Vi lyfter även vanliga SaaS-utmaningar samt hur du väljer rätt lösning för just din verksamhet.

Vad betyder SaaS egentligen?

SaaS står för "Software as a Service", vilket på svenska kan översättas till "programvara som tjänst". Detta koncept innebär att programvara levereras som en tjänst över internet, snarare än som en produkt som installeras lokalt på användarens dator.

För att förstå detta bättre, låt oss titta på hur vi använder dagens streamingtjänster för film och TV. Förr i tiden behövde man köpa eller hyra fysiska DVD-skivor för att se sina favoritfilmer. Du var sedan tvungen att lagra dessa skivor hemma och byta dem manuellt när du ville se någon annan film.

Detta skiljer sig från dagens streamingtjänster som Netflix eller HBO Max, där du istället prenumererar på en tjänst som ger dig tillgång till ett enormt bibliotek av innehåll via internet.

På samma sätt fungerar alla SaaS. Istället för att köpa, installera och underhålla programvaran på din egen dator, prenumererar du på en tjänst som ger dig tillgång till programvaran via internet.

Detta ger dig flexibiliteten att använda programvaran när och var du vill, utan att behöva oroa dig för installationer, uppdateringar eller lagringskapacitet på din enhet. Precis som med streamingtjänster betalar du ofta en återkommande avgift för tillgången, vilket kan vara månadsvis eller årligen, beroende på tjänsten och dina behov.

Hur fungerar SaaS på djupet?

SaaS-applikationer körs på leverantörens servrar, ofta i stora datacenter, vilket kan vara utspridda över hela världen. När en användare vill använda programvaran, loggar de helt enkelt in via en webbläsare.

All data lagras dessutom i molnet, vilket innebär att användaren kan komma åt sin information från vilken enhet så länge den har internetuppkoppling.

Men hur ser det ut bakom kulisserna? Låt oss ta ett konkret exempel med musikappen Spotify:

1. När du öppnar Spotify-appen på din telefon eller dator, skickar den först en förfrågan till Spotifys servrar.
2. Servrarna autentiserar din inloggning och hämtar din personliga data, som spellistor och lyssningshistorik.
3. När du väljer en låt att spela, strömmar Spotifys servrar sedan ljuddata till din enhet i realtid.
4. Samtidigt synkroniseras din aktivitet tillbaka till servrarna, så att din lyssningshistorik uppdateras och kan nås från andra enheter.

Detta sker blixtsnabbt, utan att du behöver tänka på den komplexa infrastrukturen bakom.

Fördelar med SaaS för företag

SaaS för företag innebär inte bara enklare programvaruhantering. Det kan också radikalt förändra hur du samarbetar, budgeterar och skalar din verksamhet.

Nedan går vi igenom några av de främsta fördelarna med SaaS:

Kostnadseffektivitet och förutsägbara priser

SaaS kan drastiskt minska IT-kostnader för företag genom att eliminera behovet av lokal installation, licensavgifter och hårdvaruinvesteringar.

Prissättningen är ofta transparent och prenumerationsbaserad, vilket ger bättre kontroll över SaaS pris och kostnad.

Exempel: Ett företag som använder Fortnox för sin bokföring slipper stora initiala investeringar.

Fördelar:

• Ingen initial investering i dyr bokföringsprogramvara.
• Inga kostnader för servrar eller IT-personal för att underhålla systemet.
• Flexibel prissättning baserad på användning.
• Automatiska uppdateringar utan extra kostnad.

För ett mindre företag kan detta innebära besparingar på tiotusentals kronor årligen jämfört med traditionell programvara.

Skalbarhet

SaaS-lösningar är lätta att anpassa i takt med att företaget växer.

Exempel - Slack:

• Ett startup med 5 anställda kan börja med en grundläggande plan.
• När företaget växer till 50 anställda kan de enkelt uppgradera.
• Vid 500+ anställda kan de välja en enterprise-lösning med mer avancerade funktioner.

Fördelar:

• Enkelt att skala upp eller ner.
• Betala bara för det du använder.
• Inga låsningar i stora, fasta licenser.

Enkel tillgång och förbättrat samarbete

SaaS möjliggör smidig åtkomst och realtidssamarbete - oavsett plats.

Exempel - Google Workspace:

• En säljare kan uppdatera ett kalkylblad från mobilen under ett möte.
• En designer i Stockholm kan samarbeta med en kollega i Göteborg.
• En chef kan godkänna presentationer från surfplattan på semestern.

Fördelar:

• Åtkomst från vilken enhet som helst med internetuppkoppling.
• Realtidsuppdateringar och samarbete.
• Minskad behov av lokal filhantering.

Förutsägbara intäktsströmmar (för SaaS-leverantörer)

Även för de som utvecklar SaaS-lösningar innebär affärsmodellen stora fördelar.

Fördelar:

• Återkommande intäkter: Prenumerationsmodellen ger jämn och förutsägbar kassaflöde.
• Lägre kundanskaffningskostnader: Fokus på kundbevarande snarare än engångsköp.
• Skalbarhet av intäkter: Låga marginalkostnader gör att intäkterna kan växa snabbt med fler användare.

SaaS-utmaningar: Vad bör företag tänka på?

Även om fördelarna med SaaS för företag är många, finns det också SaaS-utmaningar att vara medveten om. Här är några nyckelaspekter:

Säkerhet i SaaS-lösningar: Integritet, regelefterlevnad och dataskydd

En vanlig oro kring molntjänster är hur säkerhet i SaaS-lösningar hanteras. Eftersom företag överlåter lagring och hantering av data till externa leverantörer, krävs det stort förtroende och rätt säkerhetsåtgärder.

Här är några saker att tänka på:

• Regelefterlevnad: Det är ofta fördelaktigt att välja SaaS-leverantörer som uppfyller relevanta standarder som GDPR, HIPAA, ISO 27001, etc. Detta säkerställer att din data hanteras i enlighet med lagstiftning och branschstandarder.
• Leverantörssäkerhet: Det är viktigt att granska SaaS-leverantörens egen säkerhetspraxis. Detta inkluderar deras policyer för anställdas åtkomst till data, regelbundna säkerhetsrevisioner och penetrationstester, samt deras processer för att hantera säkerhetsincidenter.
• Leveranskedjor för SaaS-lösningar: Många SaaS-företag förlitar sig på andra tjänster för att leverera sin produkt. Till exempel kan de använda AWS för hosting, Stripe för betalningar, och SendGrid för e-postutskick. Varje länk i denna kedjan för med sig ytterligare en potentiell sårbarhet. Det är därför viktigt att SaaS-leverantören har en robust strategi för att hantera risker i sin leveranskedja.
• Datalokalisation: Många företag har krav på var deras data fysiskt lagras, såsom att det ska lagras inom EU, antingen av regulatoriska skäl (t.ex. GDPR) eller företagspolicy.

Anpassningsmöjligheter

SaaS-lösningar passar utmärkt för många företag och erbjuder ofta stor flexibilitet. De är designade för att möta behoven hos en bred användargrupp och kan ofta anpassas till viss grad.

Dock kan de ibland falla kort när det gäller mycket specifika eller unika behov, särskilt för företag med specialiserade processer eller inom nischbranscher.

Några exempel på situationer där SaaS kanske inte är den optimala lösningen:

• Ett tillverkningsföretag med en unik produktionsprocess kanske inte hittar en SaaS-lösning som passar perfekt med deras arbetsflöden.
• Ett företag med strikta regulatoriska krav kan behöva mer kontroll över sin mjukvara än vad en typisk SaaS-lösning erbjuder.

I sådana fall kan exempelvis skräddarsydd mjukvara vara ett bättre alternativ. Medan detta ofta innebär högre initiala kostnader och mer underhåll, ger det maximal kontroll och anpassning efter företagets specifika behov.

Beroende av internetuppkoppling

En av de mest påtagliga utmaningarna med SaaS är beroendet av en stabil och snabb internetanslutning. Medan detta inte är ett problem för många företag i urbana miljöer, kan det skapa betydande hinder i vissa situationer:

• För företag i områden med begränsad internetinfrastruktur.
• För anställda som ofta reser till platser med dålig uppkoppling.
• Vid tillfälliga internetavbrott som kan påverka produktiviteten.

Många SaaS-lösningar, som Google Docs eller Spotify, erbjuder däremot ofta offlinefunktioner för att mildra detta problem, men det är fortfarande en faktor att ta hänsyn till.

SaaS har onekligen förändrat hur vi använder och tänker kring programvara, med både spännande möjligheter och viktiga överväganden att ta hänsyn till.

Oavsett om du är en företagare som överväger att modernisera dina IT-system eller en privatperson som vill förstå de tjänster du använder dagligen, hoppas vi att denna artikeln har gett dig en djupare förståelse för hur SaaS fungerar!

Vanliga frågor om SaaS

Nedan har vi samlat ihop de vanligaste frågorna om SaaS och svarat på dem för att hjälpa dig att få en bättre förståelse för konceptet.

Vad är SaaS och hur fungerar det?

SaaS står för Software as a Service och innebär att du använder programvara via internet, ofta genom en prenumeration. Istället för att installera mjukvaran på din dator loggar du in via en webbläsare och får tillgång till funktioner och data som körs i molnet. Exempel är Google Workspace, Fortnox och Spotify.

Vilka är de främsta fördelarna med SaaS för företag?

SaaS erbjuder många fördelar, bland annat:

• Lägre initiala kostnader
• Skalbarhet och flexibilitet i takt med att företaget växer
• Automatisk uppdatering och underhåll
• Åtkomst till data och program från vilken plats som helst
• Förbättrat samarbete mellan team

Hur säker är SaaS jämfört med traditionell mjukvara?

Säkerheten beror på leverantören, men många SaaS-tjänster erbjuder hög säkerhetsstandard med kryptering, autentisering, backup och efterlevnad av lagar som GDPR och ISO 27001. Samtidigt är det viktigt att granska leverantörens rutiner, datalagring och leveranskedjor för att säkerställa att de uppfyller företagets krav.

Vad bör man tänka på vid val av SaaS-lösning?

Viktiga faktorer att tänka på inkluderar:

• Funktionalitet och integrationsmöjligheter med befintliga system
• Prissättningsmodell och skalbarhet
• Leverantörens säkerhetspraxis och regelefterlevnad
• Supportnivå och tillgänglighet
• Användarvänlighet och anpassningsmöjligheter

Hur fungerar migrering till SaaS-miljö?

Migrering till SaaS innebär att data, processer och ibland hela arbetsflöden flyttas från lokal infrastruktur till molnbaserade lösningar. Detta kan inkludera:

• Datamigrering från lokala system
• Användarutbildning och onboarding
• Integration med andra verktyg
• Anpassning av arbetsflöden

Många SaaS-leverantörer erbjuder stöd eller verktyg för att göra migreringen så smidig som möjligt.