Från Excel till intern webbapp: när är det värt att bygga?

Excel kan fungera bra i många år. Men när beställningar fastnar i mejlen, samma uppgifter skrivs in flera gånger och bara en person vet hur formlerna fungerar, är det värt att se över arbetssättet.

Vi börjar med att förstå vad som händer runt filen. Ibland räcker det att förbättra upplägget eller koppla ihop två system. I andra fall är en intern webbapp värd investeringen.

Skilj på problem med filen och problem med arbetsflödet

Om ni främst analyserar, planerar eller räknar på sådant som ändras ofta kan Excel vara precis rätt verktyg. Otydliga kolumner, olika filversioner och oklar ansvarsfördelning går ofta att lösa med ett bättre upplägg. Flera användare är heller inget skäl i sig att bygga nytt. Det går att arbeta samtidigt i samma Excel-fil.

Det blir en annan fråga när filen används för att driva ett arbete mellan flera personer:

• Status ligger i någons mejl. Filen visar beställningen, men det krävs ett samtal för att veta om den är godkänd eller klar för leverans.
• Samma uppgifter skrivs in flera gånger. Någon kopierar från filen till affärssystemet och kontrollerar sedan att allt stämmer.
• Reglerna sitter i huvudet på en person. Undantag och godkännanden blir svåra att hantera när personen är borta.
• Olika roller behöver olika åtkomst. En person ska få registrera ett ärende medan en annan ska kunna godkänna det.

Välj ett sådant problem från den senaste veckan. Vem behövde göra vad, var tog det stopp och vad blev följden? Det ger oss mer att utgå från än antalet rader eller flikar i filen. Om ni är oense om hur arbetet ska gå till behöver vi reda ut det först.

Välj den minsta lösning som räcker

Koppla ihop det ni redan använder

Om filen fungerar men någon flyttar samma uppgifter varje dag kan en automatiserad överföring räcka. Undersök först vad era befintliga system redan stöder. Då kan ni slippa dubbelregistreringen utan att byta verktyget där ni arbetar.

Använd ett befintligt appverktyg

För formulär, listor och godkännanden kan ett standardverktyg passa. Det går exempelvis att bygga en app i Power Apps med Excel-data som utgångspunkt. Jämför vad ni faktiskt behöver med verktygets stöd för behörigheter, datalagring och kopplingar till andra system. Räkna också med licenser och vem som ska sköta ändringar.

Bygg en egen webbapp

Vi tittar på en egen webbapp när regler, roller och kopplingar till andra system blir svåra att hantera i de befintliga verktygen. Då kan vi samla arbetet i ett gränssnitt och bygga in kontroller där de behövs. Det ger större frihet, men ni behöver också budgetera för utveckling, drift och underhåll.

Räkna på vad förbättringen är värd

Mät tiden som går åt till just det arbete ni vill förenkla. Som ett påhittat räkneexempel: tre sparade timmar i veckan under 48 arbetsveckor, värderade till 500 kr per timme, motsvarar 72 000 kr om året. Om vi antar ytterligare 12 000 kr per år för licenser, drift och underhåll återstår 60 000 kr att ställa mot kostnaden för att bygga och införa lösningen. Beloppen är exempel, inte våra priser.

Sparad tid blir värdefull först när ni kan använda den till annat eller minska en faktisk kostnad. Räkna även med er egen tid för att städa data och komma igång. Pröva vad som händer om tidsvinsten bara blir hälften så stor. I exemplet återstår då 24 000 kr per år efter de löpande kostnaderna.

Gör samma jämförelse för alternativen. Om en enkel överföring tar bort det mesta av dubbelarbetet kan den vara en bättre investering än en komplett app.

Testa nyttan med en avgränsad första version

Ta ett tänkt företag som använder Excel för interna beställningar. En person registrerar beställningen, en annan godkänner och en tredje planerar leveransen. För att få veta hur det går behöver de mejla varandra.

Här skulle vi kunna börja med ett formulär, en gemensam lista med status och ett godkännande. Vänta med äldre historik och avancerade rapporter. Låt dem som gör jobbet prova med riktiga beställningar: saknas färre uppgifter, och kan de se nästa steg utan att fråga varandra?

En koppling till affärssystemet kan också vänta, men bara om det extra registreringsarbetet är rimligt under tiden. Avgränsningen ska göra det enklare att pröva nyttan. Inloggning, rätt behörigheter och ansvar för drift behöver fortfarande vara på plats.

När vi har gått igenom behovet ger vi er ett tidigt budgetspann och förklarar vad det bygger på. I förslaget beskriver vi vad som ingår och vad vi väntar med.

Flytta arbetet utan att tappa kontrollen

Ni behöver inte ersätta alla kalkylblad samtidigt. Börja med det flöde ni har valt och ta reda på vilka uppgifter, formler och undantag som faktiskt används. Finns uppgifterna redan i ett annat system kan appen kanske hämta dem därifrån i stället för att ni flyttar eller kopierar dem.

Innan ni byter behöver någon som kan arbetet kontrollera att den nya lösningen ger rätt resultat. Kör igenom vanliga beställningar och svåra undantag i både det gamla och nya flödet. Bestäm också hur ni går tillbaka om något inte fungerar och hur ni då tar hand om uppgifter som hunnit registreras i appen.

Excel kan finnas kvar för export, analys och planering. Det viktiga är att alla vet var de aktuella uppgifterna ska ändras, så att filen och appen inte blir två konkurrerande versioner av samma information.