Vad är systemintegration? Allt du behöver veta

Nästan alla företagssystem är idag sammankopplade. Den digitala transformationen accelererar, och företag som inte hänger med riskerar att halka efter.

Systemintegrationer har blivit ryggraden i moderna verksamheter. De automatiserar tunga processer, effektiviserar dagliga arbetsflöden och förbättrar användarupplevelsen dramatiskt. Både för anställda och kunder.

Tänk på systemintegrationer som osynliga broar mellan era olika verktyg. De kopplar samman mjukvara och hårdvara så att information kan röra sig fritt. Istället för att fastna i isolerade system som inte pratar med varandra.

Vad är systemintegration?

Systemintegration är processen att sammankoppla olika IT-system för att skapa en enhetlig och automatiserad arbetsflöde.

Detta kan involvera allt från affärssystem och kundhanteringssystem till e-handelsplattformar och molntjänster.

Men vad innebär systemintegration i praktiken? Föreställ dig en svensk e-handelsbutik där en kund just lagt en order. I en integrerad miljö kommer denna händelse utlösa en kedja av automatiska processer:

1. Lagersystemet uppdateras omedelbart för att reservera varorna.
2. Kundens information registreras eller uppdateras i CRM-systemet.
3. En leveransorder skapas automatiskt i logistiksystemet.
4. Försäljningen bokförs i ekonomisystemet.

Nyckeln i denna kommunikation ligger ofta i användningen av API:er (Application Programming Interfaces). API:er är en uppsättning regler, protokoll och verktyg för att bygga och interagera med mjukvaruapplikationer.

I praktiken fungerar API:er som gränssnitt mellan olika system, där de specificerar vilka typer av förfrågningar som kan göras, hur de ska göras, och i vilket dataformat svaren kommer att levereras.

Vad är fördelarna med systemintegration?

Det finns många anledningar till att företag väljer att bygga integrationer till andra tjänster. Några av de största fördelarna med systemintegration för företag är:

• Ökad effektivitet: En automatiserad dataöverföring mellan system minskar manuellt arbete betydligt. Detta eliminerar tidskrävande uppgifter, vilket frigör personal för mer värdeskapande aktiviteter.
• Realtidsuppdateringar: Informationen kan uppdateras omedelbart i alla anslutna system. En försäljning i e-handelsbutik kan direkt uppdatera lagersaldot, ekonomisystemet och kundprofilen, vilket ger en aktuell översikt av verksamheten i realtid.
• Kostnadsbesparing: Effektivare processer och mindre manuellt arbete sänker driftskostnader. Automatisk processhantering kan spara arbetstid.
• Förbättrad regelefterlevnad: Integrerade system förenklar insamling och rapportering av data för att möta regulatoriska krav enligt svensk och EU-lagstiftning.
• Bättre datakvalitet: Centraliserad datahantering minskar risken för dubbletter och fel.

Dessa fördelar med systemintegration för företag gör det till en strategisk investering för framtiden.

Integrationsmetoder och plattformar

När man planerar att genomföra en systemintegration finns det olika tillvägagångssätt. Man kan koppla upp sig direkt till systemet, eller så kan man använda sig av olika typer av integrationsplattformar.

Låt oss titta närmare på dessa olika metoder:

Punkt-till-punkt-integration

Detta innebär att de två systemen kopplas direkt till varandra via API:er. Exempelvis kanske du kopplar upp dig direkt till Fortnox för att hämta fakturauppgifter eller till ett CRM-system för att uppdatera kunddata.

Detta är vanligtvis standarden för systemintegrationsprojekt, och den har flera fördelar:

• Snabb implementering för enkla integrationer
• Direkt kontroll över dataflödet
• Ofta lägre initial kostnad

Även om detta i grunden är en enkel lösning kan det snabbt bli komplext när antalet kopplingar mellan flera olika system ökar.

Med varje ny integration ökar komplexiteten, vilket kan leda till:

• Ökad underhållsbörda
• Svårighet att övervaka och felsöka
• Minskad flexibilitet vid systemändringar

Risken med för många punkt-till-punkt integrationer är exempelvis en så kallad spaghetti-integration, vilket innebär en svårhanterlig nätverksstruktur där många olika system är direkt sammankopplade.

Integrationsplattformar (iPaaS)

För att undvika spaghetti-integration används ofta en integrationsplattform. Denna fungerar som en central hubb där all datatrafik passerar.

Fördelarna med denna metod är:

• Centraliserad hantering av integrationer
• Enklare att lägga till, ändra eller ta bort integrationer
• Bättre överblick och kontroll över dataflöden

Plattformen kan hantera olika API:er, dataformat och protokoll, vilket gör det enklare att koppla ihop olika typer av system.

Jämförelse av integrationsplattformar

Några av de vanligaste integrationsplattformarna på den svenska marknaden inkluderar:

• Microsoft Azure: Robust enterprise-lösning med stark integration till Office 365 och andra Microsoft-produkter.
• MuleSoft: Omfattande API-hantering med fokus på stora organisationer.
• Zapier: Användarvänlig lösning för mindre företag med enkla automatiseringar.

Valet av plattform beror på företagets storlek, tekniska krav och budget.

Säker systemintegration - viktiga säkerhetsaspekter

När det gäller säker systemintegration måste svenska företag beakta flera kritiska faktorer:

Dataskydd och GDPR-efterlevnad: All integration måste följa EU:s dataskyddsförordning och svensk personuppgiftslagstiftning.

API-säkerhet: Implementering av OAuth 2.0, API-nycklar och rate limiting för att skydda mot obehörig åtkomst.

Kryptering: All datatransmission ska krypteras både under transport och i vila.

Åtkomstkontroll: Implementera rollbaserad åtkomst och principen om minsta behörighet.

Vanliga fallgropar vid systemintegrationsprojekt

Oavsett vilken integrationsmetod du väljer finns det flera vanliga fallgropar vid systemintegration som kan äventyra framgången för ditt projekt:

• Bristande standardisering: Att inte använda gemensamma dataformat och API-standarder kan leda till både kompatibilitetsproblem och ökad komplexitet längre fram
• Otillräcklig felhantering: System som inte kan hantera fel på ett bra sätt kan leda till både driftstopp och dataförlust. Något kommer gå fel, så tänk alltid på det från start
• Bristfällig dokumentation: Dålig eller utdaterad dokumentation försvårar underhåll och felsökning. Det gör det också svårare för ny personal att förstå integrationen
• Ignorerad datasynkronisering: Inkonsekvent data mellan system kan leda till felaktiga beslut och ineffektivitet
• Undervärdering av testning: Otillräcklig testning kan leda till oväntade problem i produktionsmiljön. Försök att identifiera alla möjliga testfall och kör igenom dem

Genom att vara medveten om dessa fallgropar och aktivt arbeta för att undvika dem kan organisationer väsentligt öka chanserna för en framgångsrik systemintegration.

Integration med automatisering och RPA

Kombinationen av automatisering med RPA och systemintegration skapar vanligtvis kraftfulla lösningar.

RPA-flöden kan utföra repetitiva uppgifter mellan olika system, medan API-baserade integrationer hanterar dataflödet i realtid.

För företag som planerar större integrationsprojekt kan det vara värdefullt att först genomföra en PoC vid större systemintegrationsprojekt för att validera teknisk och affärsmässig genomförbarhet.