Systemintegration: Spara tid med automatiserade kopplingar (2025)

Systemintegration sparar tid och pengar genom att automatiskt koppla samman era IT-system. Istället för att manuellt föra över data mellan exempelvis Fortnox, ert CRM-system och e-handelsplattformen kommunicerar systemen direkt med varandra.

Systemintegration innebär att sammankoppla olika affärssystem, kundhanteringssystem, e-handelsplattformar och molntjänster så att de delar information automatiskt. När en kund lägger en order uppdateras allt från lagersaldo till bokföring - helt utan manuell inmatning.

Resultatet? Era medarbetare slipper dubbelarbete, risken för fel minskar kraftigt, och ni får en överblick i realtid över hela verksamheten.

Vad innebär systemintegration i praktiken?

Föreställ dig en svensk e-handelsbutik där en kund just lagt en order. I en sammankopplad miljö kommer denna händelse starta en kedja av automatiska steg:

1. Lagersystemet uppdateras omedelbart för att reservera varorna.
2. Kundens information registreras eller uppdateras i CRM-systemet.
3. En leveransorder skapas automatiskt i logistiksystemet.
4. Ni bokför försäljningen i ekonomisystemet.

Nyckeln i denna kommunikation ligger ofta i användningen av API:er (Application Programming Interfaces). API:er är en uppsättning regler, protokoll och verktyg för att bygga och interagera med mjukvaruapplikationer.

I praktiken fungerar API:er som gränssnitt mellan olika system. De specificerar vilka typer av förfrågningar som kan göras, hur de ska göras, och i vilket dataformat svaren kommer att levereras.

Vad är fördelarna med att koppla ihop system?

Det finns många anledningar till att företag väljer att bygga integrationer till andra tjänster. Några av de största fördelarna för företag är:

• Ökad effektivitet: En automatiserad dataöverföring mellan system minskar manuellt arbete betydligt. Detta eliminerar tidskrävande uppgifter, vilket frigör personal för mer värdeskapande aktiviteter.
• Realtidsuppdateringar: Systemet kan uppdatera informationen omedelbart i alla anslutna program. En försäljning i e-handelsbutiken kan direkt uppdatera lagersaldo, ekonomi och kundprofil. Detta ger dig en aktuell bild av verksamheten direkt.
• Kostnadsbesparing: Effektivare processer och mindre manuellt arbete sänker driftskostnader. Automatisk processhantering kan spara arbetstid.
• Förenklad efterlevnad: Integrerade system gör det lättare att samla in data för att möta krav i svensk och EU-lag.
• Bättre datakvalitet: Centraliserad datahantering minskar risken för dubbletter och fel.

Dessa fördelar gör integration till en smart investering för framtiden.

Integrationsmetoder och plattformar

När man ska bygga en integration finns det olika vägar att gå. Man kan koppla upp sig direkt till systemet, eller använda en integrationsplattform.

Låt oss titta närmare på dessa olika metoder:

Punkt-till-punkt-integration

Detta innebär att de två systemen kopplas direkt till varandra via API:er. Exempelvis kanske du kopplar upp dig direkt till Fortnox för att hämta fakturauppgifter eller till ett CRM-system för att uppdatera kunddata.

Detta är vanligtvis standard för sådana projekt, och det har flera fördelar:

• Snabb implementering för enkla integrationer.
• Direkt kontroll över dataflödet.
• Ofta lägre initial kostnad.

Även om detta i grunden är en enkel lösning kan det snabbt bli komplext när antalet kopplingar mellan flera olika system ökar.

Med varje ny integration ökar komplexiteten, vilket kan leda till:

• Ökad underhållsbörda.
• Svårighet att övervaka och felsöka.
• Minskad flexibilitet vid systemändringar.

Risken med för många punkt-till-punkt integrationer är exempelvis en så kallad spaghetti-integration, vilket innebär en svårhanterlig nätverksstruktur där många olika system är direkt sammankopplade.

Integrationsplattformar (iPaaS)

För att undvika spaghetti-integration används ofta en integrationsplattform. Denna fungerar som en central hubb där all datatrafik passerar.

Fördelarna med denna metod är:

• Centraliserad hantering av integrationer.
• Enklare att lägga till, ändra eller ta bort integrationer.
• Bättre överblick och kontroll över dataflöden.

Plattformen kan hantera olika API:er, dataformat och protokoll, vilket gör det enklare att koppla ihop olika typer av system.

Jämförelse av plattformar

Några av de vanligaste integrationsplattformarna på den svenska marknaden inkluderar:

• Microsoft Azure: Robust enterprise-lösning med stark integration till Office 365 och andra Microsoft-produkter.
• MuleSoft: Omfattande API-hantering med fokus på stora organisationer.
• Zapier: Användarvänlig lösning för mindre företag med enkla automatiseringar.

Valet av plattform beror på företagets storlek, tekniska krav och budget.

Säker integration - viktiga punkter

När det gäller säker integration bör svenska företag tänka på flera saker:

Dataskydd: All integration måste följa EU:s dataskyddslagar och svenska regler för personuppgifter.

API-säkerhet: Implementering av OAuth 2.0, API-nycklar och rate limiting för att skydda mot obehörig åtkomst.

Kryptering: Ni bör kryptera all dataöverföring, både under transport och i vila.

Åtkomstkontroll: Implementera rollbaserad åtkomst och principen om minsta behörighet.

Vanliga fallgropar i integrationsprojekt

Oavsett metod finns det flera vanliga fallgropar vid integration som kan störa ditt projekt:

• Bristande standardisering: Att inte använda gemensamma dataformat och API-standarder kan leda till både kompatibilitetsproblem och ökad komplexitet längre fram.
• Otillräcklig felhantering: System som inte kan hantera fel på ett bra sätt kan leda till både driftstopp och dataförlust.
• Bristfällig dokumentation: Dålig eller utdaterad dokumentation försvårar underhåll och felsökning. Det gör det också svårare för ny personal att förstå integrationen.
• Ignorerad datasynkronisering: Inkonsekvent data mellan system kan leda till felaktiga beslut och ineffektivitet.
• Undervärdering av testning: För lite testning kan leda till problem när systemet går live. Försök att hitta alla möjliga fall och kör igenom dem noga.

Genom att ha koll på dessa fallgropar ökar du chansen att lyckas med din integration.

Integration med automatisering och RPA

Kombinationen av automatisering med RPA och integration skapar ofta kraftfulla lösningar.

RPA-flöden kan utföra repetitiva uppgifter mellan olika system, medan API-baserade integrationer hanterar dataflödet i realtid.

Ska ni starta ett större projekt? Då kan det vara smart att först göra en PoC för att se att allt fungerar som tänkt rent tekniskt.